Automatyzacja procesów
Reguła wykonuje krok. Wyjątek trafia do człowieka.
Pracownik nie kopiuje danych z maila do kolejnego narzędzia. Reguła zapisuje dane, tworzy zadanie albo przekazuje sprawę, a nietypowy przypadek kieruje do człowieka.
Przed zmianą
Te same drobne czynności zabierają czas każdego dnia.
Dane są przepisywane
Informacje z maila, formularza lub dokumentu trzeba ponownie wprowadzić do systemu.
Terminy zależą od pamięci
Pracownik pilnuje, komu przekazać sprawę, kiedy się przypomnieć i kiedy eskalować.
Dokumenty i raporty powstają od nowa
Powtarzalne pliki, zestawienia i wiadomości są przygotowywane według tych samych zasad.
Przed → po
Ręczne kroki zostają tylko tam, gdzie potrzebna jest ocena.
Kopiowanie danych
Dane przechodzą po zdarzeniu
Pilnowanie terminów
Przypomnienie uruchamia się samo
Wyjątek ginie w kolejce
Wyjątek ma właściciela
Logika automatyzacji
Reguła wykonuje powtarzalny krok, a wyjątek zatrzymuje się u człowieka.
Zdarzenie uruchamia walidację i przypisane działanie. Brak danych albo odstępstwo od reguły tworzy sprawę dla wskazanej osoby.
Zdarzenie
Nowe zapytanie
Walidacja
Kompletność danych
Reguła
Typ i priorytet
Decyzja
Automat czy człowiek
Akcja
CRM + zadanie
Status
Widoczny wynik
ŚCIEŻKA STANDARDOWA
System wykonuje powtarzalny krok i zapisuje wynik.
WYJĄTEK
Nietypowa sprawa trafia do wskazanej osoby z kontekstem i statusem.
Wizualizacja przykładowego procesu
Efekt
Zespół podejmuje decyzje zamiast kopiować dane i pilnować przekazań.
Wiadomość tworzy sprawę
System pobiera dane, klasyfikuje kontakt, zapisuje go w CRM i wskazuje właściciela.
Dokument trafia do akceptacji
Reguła generuje, nazywa, archiwizuje i kieruje plik do właściwej osoby.
Status uruchamia następne zadanie
System tworzy sprawę, przypomina o terminie i przekazuje ją do kolejnego etapu.
Brak danych staje się widoczny
Cykliczna kontrola kompletności tworzy działanie wynikające z terminu albo statusu.
Które zadanie zespół powtarza codziennie?
Sprawdzimy, co może wykonać reguła, jakie wyjątki trzeba obsłużyć i gdzie nadal potrzebna jest decyzja człowieka.