KSeF i obieg dokumentów
Dokument dostaje właściciela. Decyzja pozostaje po stronie człowieka.
Faktura trafia z KSeF do klasyfikacji, właściwej osoby i dalszego narzędzia. Status oraz decyzja są widoczne bez szukania w wiadomościach.
Przed zmianą
KSeF udostępnia fakturę, ale nie zna wewnętrznych zasad firmy.
Brakuje klasyfikacji
Trzeba określić kategorię, projekt, oddział, aktywo albo centrum kosztowe.
Akceptacja nie ma jasnej ścieżki
Dokument krąży między osobami, a status i odpowiedzialność są trudne do sprawdzenia.
Dane trzeba przekazać dalej
Po zatwierdzeniu informacje powinny trafić do ERP, księgowości, raportu lub innego systemu.
Przed → po
Faktura z KSeF trafia od razu na właściwą ścieżkę.
Obieg dokumentu
Reguła klasyfikuje dokument, a niejasny przypadek trafia do decyzji.
System pobiera dokument i stosuje zasady firmy. Gdy brakuje danych albo pewności, wskazana osoba otrzymuje kontekst i podejmuje decyzję.
KSeF
Pobranie
Klasyfikacja
Reguła / sugestia
Decyzja człowieka
ERP / FK
SYSTEM PODPOWIADA
- Kategoria
- Sugestia kategorii
- Przypisanie
- Wymaga wskazania
- Status
- Do sprawdzenia
CZŁOWIEK DECYDUJE
Akceptuj lub popraw
Odpowiedzialna osoba widzi dokument, sugestię i kontekst.
Przekaż dalej
Zatwierdzone dane trafiają do właściwego systemu i raportu.
Status, historia decyzji i wyjątki pozostają widoczne.
Wizualizacja przykładowego procesu
Efekt
Dokument nie znika w kolejce bez statusu i właściciela.
FUTURIO-LABS projektuje obieg i oprogramowanie. Reguły podatkowe oraz księgowe pozostają po stronie firmy i jej specjalistów.
- Dokument pobiera się z KSeF
- Synchronizacja zapisuje dane i kieruje dokument do właściwej reguły obsługi.
- Reguła przypisuje kontekst
- Dział, projekt, placówka, aktywo lub centrum kosztowe odpowiadają strukturze firmy.
- Człowiek rozstrzyga wyjątek
- Zastępstwa, komentarze i historia decyzji pokazują, kto zaakceptował albo zatrzymał dokument.
- Zatwierdzone dane trafiają dalej
- Integracja przekazuje je do ERP, FK lub BI i pokazuje status dokumentów oczekujących.
Zacznijmy od obecnej drogi jednej faktury.
Ustalimy reguły, wyjątki, osoby odpowiedzialne i miejsca, do których powinny trafić zatwierdzone dane.